একটি কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম হল তার আর্থিক ব্যবস্থাপনার মূল, কারণ এটি সংস্থার মধ্যে সমস্ত লেনদেন প্রক্রিয়া করে। একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম হল একটি সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন যা আর্থিক রেকর্ড এবং রিপোর্টিং প্রক্রিয়াগুলিকে দ্রুত, আরও সঠিক এবং পরিচালনা করা সহজ করতে স্বয়ংক্রিয় করে। এটি ডেটার ম্যানুয়াল এন্ট্রি হ্রাস করে, অপ্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপগুলিকে দূর করে এবং অন্তর্নির্মিত নিয়ন্ত্রণগুলির সাথে অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির ঝুঁকি হ্রাস করে। একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম হল একটি প্রতিষ্ঠানের আর্থিক এবং অপারেশনাল কার্যক্রম পরিচালনার জন্য পদ্ধতি এবং রেকর্ড-কিপিং সিস্টেমের একটি সেট। মূলত, এটি ব্যবসার আর্থিক ট্র্যাকিং এবং পরিচালনার জন্য একটি পদ্ধতি।

অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা করে:

• অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার একটি ব্যবসার আর্থিক লেনদেন রেকর্ড এবং ট্র্যাক করতে কম্পিউটার ব্যবহার করে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় এবং স্ট্রিমলাইন করে।
• এটি আর্থিক রেকর্ড রাখা এবং বিশ্লেষণের জন্য সফ্টওয়্যার.
• এটি পণ্য এবং পরিষেবার ক্রয়, বিক্রয় মূল্য এবং অন্যান্য আর্থিক লেনদেন রেকর্ড করে। 
• অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সময়, অর্থ এবং সম্পদ সাশ্রয় করে। 
• এটি হিসাবরক্ষণ এবং অন্যান্য আর্থিক ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি ব্যবসায়িক সরঞ্জাম। হিসাবরক্ষকরা আর্থিক লেনদেন রেকর্ডিং এবং ট্র্যাকিং করতে এই সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে।
• সফ্টওয়্যারটি অ্যাকাউন্টিং কাজগুলিকে আরও সহজ এবং আরও সঠিক করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের বৈশিষ্ট্য:

1. ডেটা সিকিউরিটি: একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহারকারীদের একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে তাদের ডেটা সংরক্ষণ করতে দেয়। এইভাবে, মূল্যবান তথ্য সম্বলিত কাগজের টুকরো হারিয়ে গেলে, কেউ তাদের তথ্য চুরি হওয়ার ঝুঁকিতে থাকে না। সমস্ত ডেটা তাই একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে সংরক্ষণ করা হয়।

2. উন্নত রিপোর্টিং: অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে, বিভিন্ন জিনিস স্বয়ংক্রিয় হয় এবং খুব কম জিনিস ম্যানুয়ালি রেকর্ড করা হয়। এটি লেনদেন এবং বিবৃতিগুলির রিপোর্টিং উন্নত করতে সহায়তা করে। 

3. সঠিকতা এবং গতি: বিভিন্ন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সাহায্যে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা নিশ্চিত করে যে অ্যাকাউন্টিং কাজ দ্রুত এবং সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়।

4. পরিমাপযোগ্যতা: কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি পরিবর্তনশীল ব্যবসার পরিমাণকে সামঞ্জস্য করার জন্য এতটাই নমনীয়। 

5. দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ: যেহেতু একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম রিয়েল-টাইম তথ্য তৈরি করে, তাই পরিচালকরা একটি নির্দিষ্ট সমস্যার তাত্ক্ষণিক সিদ্ধান্ত বা সমাধান নিয়ে আসেন।

6. উন্নত বৈশিষ্ট্য: যদিও কিছু অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার একমাত্র মালিক এবং ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, অন্যগুলি বড় উদ্যোগের জন্য তৈরি করা হয়েছে। যদি ব্যবসাটি বৃহৎ পরিসরে পরিচালিত হয়, তাহলে আপনি একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম বিবেচনা করতে চাইতে পারেন যা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এবং একাধিক ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেসের মতো বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আসে।

7. নির্ভরযোগ্যতা: একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ধারাবাহিকভাবে স্ট্যান্ডার্ড এবং সঠিক অ্যাকাউন্টিং তথ্য তৈরি করে।

কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সুবিধা:

1. সঠিকতা: অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি হল সবচেয়ে বড় সমস্যাগুলির মধ্যে একটি যা ব্যবসাগুলি তাদের অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার মুখোমুখি হয়৷ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি কোম্পানির রেকর্ডে যোগ করার আগে সাধারণ ত্রুটিগুলি অনুমান করার জন্য এবং সেগুলিকে সংশোধন করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এটি বেশিরভাগ ম্যানুয়াল সিস্টেমের চেয়ে আরও সঠিক।

2. সরলতা: একটি কোম্পানির আকার নির্বিশেষে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি সহজবোধ্য এবং ব্যবহারে সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এর মানে হল যে এমনকি নতুন কর্মচারীরাও দ্রুত বুঝতে পারে কিভাবে সিস্টেম ব্যবহার করতে হয় এবং তাদের আর্থিক ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করতে হয়।

3. আর্থিক প্রতিবেদন নির্ভুলতা: অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সম্পূর্ণরূপে নির্ভুল হতে ডিজাইন করা হয়েছে. কোম্পানিগুলো নিশ্চিত হতে পারে যে তাদের আর্থিক প্রতিবেদনে কোনো ত্রুটি নেই। এর মানে হল যে ম্যানেজাররা অ্যাকাউন্টিং ডেটার উপর ভিত্তি করে দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

4. স্ট্যান্ডার্ডাইজড ফাইন্যান্সিয়াল রিপোর্টিং: একটি ব্যবসায় অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার বছরের পর বছর ধরে স্ট্যান্ডার্ড আর্থিক বিবৃতি উত্পাদন নিশ্চিত করে। বছরের পর বছর ধরে একটি কোম্পানির আর্থিক পারফরম্যান্সের তুলনা করার সময় বা অপারেশনে একই রকম বিভিন্ন ব্যবসার তুলনা করার সময় এই প্রতিবেদনগুলি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

5. বৃহত্তর নিয়ন্ত্রণ: একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম একটি কোম্পানির পরিচালনাকে তার ক্রিয়াকলাপগুলির উপর বৃহত্তর নিয়ন্ত্রণ রাখতে সহায়তা করে। এটি একটি কোম্পানির জন্য আরও উপযুক্ত যা আকারে বড় এবং একাধিক বিভাগ রয়েছে। সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এক ক্লিকে সহজেই পাওয়া যায়।

6. ইন্টিগ্রেশন: বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সাধারণত অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে একত্রিত হয়, যেমন অনলাইন ব্যাংকিং। এর অর্থ হল গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি একসাথে এবং গতির সাথে সঞ্চালিত হয়।

কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের অসুবিধা:

1. খরচ : যদিও অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি হিসাবরক্ষণকে সহজ করার জন্য এবং অ্যাকাউন্টিং পরিষেবাগুলির খরচ কমানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, তবে এটি সেট আপ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করাও ব্যয়বহুল হতে পারে। অনেক ব্যবসা কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেয় যখন তারা বৃদ্ধির একটি নির্দিষ্ট স্তরে পৌঁছে যায়।

2. দক্ষতার অভাব : অনেক ব্যবসার মালিক তাদের অ্যাকাউন্টিং ঘরে রাখতে পছন্দ করেন। এর মানে হল যে তারা তাদের হিসাবরক্ষণ পরিচালনার জন্য বাইরের পরিষেবার উপর নির্ভর করতে চাইবে না। এই ক্ষেত্রে, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সরঞ্জামগুলি বাস্তবায়নের জন্য তাদের কাছে সংস্থান না হওয়া পর্যন্ত তারা ম্যানুয়াল সিস্টেম ব্যবহার করা বেছে নিতে পারে।

3. ভারী ইনস্টলেশন এবং প্রশিক্ষণ খরচ:   অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এর খরচ তার ব্যবহারের উপর নির্ভর করে । কিছু সফ্টওয়্যার খুব বেশি দামে যায় যা ব্যবসার পক্ষে অসাধ্য। অধিগ্রহণ খরচ ছাড়াও, ইনস্টলেশন এবং প্রশিক্ষণ খরচও এত বেশি এবং কোম্পানির নাগালের বাইরে হতে পারে।

4. কাজের ব্যাঘাত: হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার উভয়েরই নতুন সংস্করণ বাজারে আসায়, ব্যবসায়িকদের তাদের নিয়মিত আপডেট করার প্রয়োজন রয়েছে। এই ধরনের নতুন সরঞ্জামগুলির দক্ষ ব্যবহারের জন্য কর্মচারীদের অবশ্যই পুনরায় প্রশিক্ষণ দিতে হবে। পুনরায় ইনস্টলেশন এবং পুনরায় প্রশিক্ষণের ফলে কাজের ব্যাঘাত ঘটে। 

5. কর্মসংস্থান সুরক্ষার ক্ষতি: কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার গ্রহণের অর্থ হল অনেক কাজ কম কর্মচারী দ্বারা করা হয়। এই ধরনের পদক্ষেপ মাঝে মাঝে ছাঁটাইয়ের দিকে নিয়ে যায়। যেখানে ছাঁটাই করা হয়নি সেখানে কর্মীরা প্রত্যাশিত চাকরি হারানোর ভয়ে থাকেন।

6. আপোষকৃত নির্ভুলতা: আর্থিক রেকর্ডের নির্ভুলতা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারকে দেওয়া ডেটার মতোই ভাল, এইভাবে বলা হয়, ‘আবর্জনা-ইন, আবর্জনা-আউট’। যদি প্রবেশ করা ডেটার যথার্থতা আপোস করা হয়, তবে সফ্টওয়্যারটি ত্রুটিপূর্ণ বা বিভ্রান্তিকর অ্যাকাউন্টিং তথ্য তৈরি করতে বাধ্য।

7. সম্ভাব্য জালিয়াতি: যেহেতু বেশিরভাগ আর্থিক/অ্যাকাউন্টিং ডেটা ক্লাউডে সংরক্ষণ করা হয়, পেশাদার হ্যাকাররা কোম্পানির রেকর্ডে অ্যাক্সেস পেতে পারে। এই ধরনের ক্রিয়াকলাপগুলি একটি ব্যবসার সম্পদগুলিকে আরও বেশি ঝুঁকিতে প্রকাশ করতে পারে।

8. প্রযুক্তিগত ব্যর্থতা: অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি অকেজো হয়ে যেতে পারে, যখন একটি ব্যবসার আবাসন প্রাঙ্গনে প্রযুক্তিগত ত্রুটি, যেমন নিয়মিত বিদ্যুৎ বিভ্রাট এবং কম্পিউটার ভাইরাস আক্রমণ দ্বারা প্রভাবিত হয়।